発送商品受注台帳

1．発送業務フロー図

2．仮受注

3．在庫確認・詳細確認（仮受注チェックリスト）

4．正式受注

5．注文内容の変更

6．注文のキャンセル

7．クレジットカード支払での複数宛先一括注文について

8．正式受注メールのメッセージ変更

9．正式受注チェックリスト

10．正式受注メール

11．B2（ゆうパックプリント）発送伝票出力用CSVファイル出力

12．B2クラウドによる発送伝票の印刷

13．ゆうパックプリントシステムによる発送伝票の印刷

14．入金

15．発送準備

15‐1．画面から伝票番号を登録

15‐2．CSVファイルから伝票番号を登録（B2クラウド）

15‐3．CSVファイルから伝票番号を登録（ゆうパックプリントシステム）

16．納品書・請求書

17．領収書

18．POSレジ操作履歴チェック機能

19．発送チェックリスト

20．梱包作業

21．完了

22．完了処理を忘れてしまった/完了メールを送らない完了処理

23．完了メール

24．注文情報のCSV出力

25．受注台帳の検索・ページ指定・並び替え

26．支払方法の変更機能

27．リマインド送信

1．発送業務フロー図

2．仮受注

お客様がご注文すると、自動返信メールがお客様に送られます。

店舗情報の設定で仮受注メールを受注毎に受け取る設定になっている場合、受注Eメール宛にも送られます。

3．在庫確認・詳細確認（仮受注チェックリスト）

仮受注した商品をお客様の希望日に発送できるか確認するために、

「仮受注チェックリスト」を印刷します。

まず、管理者メニュー画面から「受注台帳」を選択して受注台帳画面を表示します。

注文内容を確認したい注文の「仮受注チェック」欄のチェックボックスをチェックして［印刷］ボタンを選択します。

［印刷］ボタンの下のチェックボックスをチェックすると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。

チェックを外すと全てのチェックボックスのチェックが外れます。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、仮受注チェックリストが表示されます。

ご注文の内容やお届け日・お店への連絡欄などを確認して問題がなければ正式受注へ進みます。

印刷する場合は、ブラウザの印刷機能より印刷してください。

※受注台帳で選択した注文分の仮受注チェックリストが表示されます。

印刷は、1件ずつ改ページされて印刷されます。

※ninaposに注文情報を登録する場合は、注文番号の下にPOSレジ予約番号が表示され、

ninaposでの予約番号を確認することができます。

4．正式受注

仮受注チェックリストにより正式に受注して問題が無い場合は、正式受注処理を実行します。

正式受注処理を実行すると、正式受注メールがお客様に届きます。

正式に受注する注文の「正式受注」欄のチェックボックスをチェックして［実行］ボタンを選択します。

［実行］ボタンの下のチェックボックスをチェックすると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。チェックを外すと全てのチェックボックスのチェックが外れます。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、正式受注処理が完了してお客様に正式受注メールが送信されます。

正式受注メールの内容は、「　10．正式受注メール　」をご確認ください。

状況は「正式受注」になります。（受注台帳のチェックボックスは、B2に進みます。）

5．注文内容の変更

お客様から注文内容の変更依頼があった場合は、正式受注前に変更するのが望ましいです。

もしB2以降に進んでいた場合は、状況を仮受注まで戻してから変更してください。

代引の場合、商品の金額が変更になるため、B2の伝票を再発行する必要があり、また、注文内容を変更した主旨を記載した正式受注メールを発送した方がお客様にとっても安心です。

受注台帳の一覧から変更する注文の「注文番号」を選択し、受注内容詳細画面に進みます。

受注内容詳細画面で［受注内容を編集する］ボタンを選択し、受注内容詳細編集画面に進みます。

※お客さまのお名前をクリックするとPOSレジ側の操作履歴を確認することができます。

レジ側で予約変更やキャンセルをされている、支払済になっている、消込もされているといった状況を確認できます。

①発送日・発送時間・のし・リボンなどの変更及び商品の内容について変更する場合は、「注文内容」欄内の内容を変更します。

②商品を削除する場合は、削除する商品の行の［削除］ボタンを選択します。

③商品の個数を変更する場合は、［再計算］ボタンの左の欄に個数を入力して［再計算］ボタンを選択します。

④商品を追加する場合は、プルダウンから商品を選択し、数量を入力して［追加］ボタンを選択します。

⑤値引きを入れる場合は、［ポイント値引き］に値引金額を入力します。

⑥商品数が多く、送料の金額を変更したり発送個数が複数になる場合は、送料と個数欄に数を入力します。

※発送個数を複数に設定した場合は、送料・クール便料金がその個数分加算されます。

⑦クール便・料金を設定する場合は、金額欄を入力します。

⑧内容を変更後、［注文内容保存］ボタンを選択して変更内容を保存します。

※［注文内容保存］で変更内容を保存しないと変更内容が反映されないのでご注意ください。

※在庫がある商品を変更した場合、在庫が増減します。

在庫切れになっている商品については商品を削除したり個数を減らしても在庫は増えません。

注文の状況を変更する場合は、状況欄で選択し、画面最下部の［設定］ボタンを選択して変更内容を保存します。

※この画面で支払方法は変更できません。

お客様の内容を変更する場合は、注文書欄を変更します。

変更内容の反映は、画面最下部の［設定］ボタンを選択します。

お届け先の内容を変更する場合は、届け先欄を変更します。

お届け先をクリアする場合は、［届け先情報クリア］ボタンを選択します。

アンケートの内容を変更する場合は、アンケート欄を変更します。

変更内容の反映は、［設定］ボタンを選択します。

6．注文のキャンセル

注文をキャンセルする場合は、キャンセルする注文の「ゴミ箱」欄のチェックボックスをチェックして［実行］ボタンを選択します。

キャンセルしたデータは受注台帳（ゴミ箱表示）画面で確認することができます。

※支払方法がカードの場合は、自動的に返品処理が実行されます。

【在庫について】

キャンセルした注文で購入していた商品の在庫は、在庫がある商品の場合在庫が増えますが、在庫切れになっている商品については在庫は増えません。

ゴミ箱に移動しただけではお客様にメールは送られません。

必要であればゴミ箱内より「注文取消メール」を送信してください。

7．クレジットカード支払での複数宛先一括注文について

お客様からの注文で複数の宛先に対して同じ商品を送る場合は、一回の注文で購入可能です。

このときの支払方法が「クレジットカード」の時、注文番号は宛先件数分だけ作成されますが、請求は最初の注文番号に対して合算して行われます。

注文番号に変更があった場合や複数あった注文の中から１件だけキャンセルになった場合など、注文時と金額に変更がある場合、合計値を確認する必要があります。クレジットカード支払いで複数宛先への注文がある場合は、各注文の金額の下に、全体の注文の合計金額が表示されます。

なお複数の宛先に一括で注文された場合には、「支払注文番号で検索」機能を活用して一覧表示させることができます。

※全件表示するように注意してください。

8．正式受注メールのメッセージを変更

正式受注メールには、メッセージをお客様に合わせて変更する機能があります。

お客様から注文内容の変更が入った場合や伝えたいことがある場合などにご使用ください。

まず、受注台帳の一覧からメッセージを追加する注文の「注文番号」を選択し、受注内容詳細画面に進みます。

「正式受注メール文章を変更」欄にメッセージを追加して［正式受注メールを送る］ボタンを選択するとメールのプレビュー画面に進みます。

予め定型文を登録しておくとプルダウンから選択することができます。

［文章に反映］ボタンによりメッセージの入力欄に登録した定型文が反映されます。

メールのプレビュー画面（左図）では、下図の位置にメッセージが追加されます。

内容に問題が無ければ、画面最下部の［送信］ボタンにより正式受注メールを送信します。

※この時、状況が仮受注の場合は、正式受注に進みます。

文章全体を編集する場合は［編集］ボタンにより編集画面（右図）に遷移して変更することができます。

［正式受注メール文章を変更］から変更したメッセージは、「店舗への注意事項」に登録され、注意事項として使うことができますが、［編集］ボタンから変更したメッセージは記録が残らないのでご注意ください。

9．正式受注チェックリスト

正式に受注した内容を「正式受注チェックリスト」により確認することができます。

製造担当者への連絡票などでご活用ください。

「正式受注チェックリスト」を印刷したい注文の「受注チェック」欄のチェックボックスをチェックして［印刷］ボタンを選択します。

［印刷］ボタンの下のチェックボックスをチェックすると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。チェックを外すと全てのチェックボックスのチェックが外れます。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、正式受注チェックリストが表示されます。

印刷する場合は、ブラウザの印刷機能より印刷してください。

正式受注メールのメッセージを変更した場合は、「店舗への注意事項」欄に表示されます。

正式受注メールのメッセージを変更するやり方は、「　8．正式受注メールのメッセージを変更　」をご確認ください。

※受注台帳で選択した注文分の仮受注チェックリストが表示されます。

印刷は、1件ずつ改ページされて印刷されます。

※ninaposに注文情報を登録する場合は、注文番号の下にPOSレジ予約番号が表示され、ninaposでの予約番号を確認する事ができます。

10．正式受注メール

正式受注処理によりお客様に送信されるメールは、下記のような内容になります。

定型の文章・注文内容・ポイント（発生している場合）・依頼主情報・宛先情報（設定されている場合）・口座番号（支払方法が「銀行振込」または「郵便振替」の場合）・注意書き・店舗情報

11．B2（ゆうパック）発送伝票出力用CSVファイル出力

送り状を印刷するために、ヤマト運輸の送り状発行システムB2クラウドまたは郵便局のゆうパックプリントシステム（いずれも無料）を使用します。※ゆうパックプリントシステムを使用する際は、画面のB2の部分がゆうパックとなります。

伝票を発行したい注文の「B2」欄のチェックボックスをチェックして［出力］ボタンを選択します。

［出力］ボタンの下のチェックボックスをチェックすると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。チェックを外すと全てのチェックボックスのチェックが外れます。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、ファイルのダウンロード画面が表示され、［保存］ボタンをしてCSVファイルを任意のフォルダに保存します。

CSVファイルの作成後は必ず検索処理を実施してください。

検索処理は、検索ボックスで条件を指定して、［検索］ボタンを選択します。

CSVファイルを出力した注文の状況は、「B2打出済」になります。

（受注台帳のチェックボックスは、カード・代引の場合は発送準備に、銀行振替の場合は入金に進みます。）

CSVファイル出力中にエラーが発生した場合は、別のエラー画面で確認することができます。

一覧の下の注釈メッセージで「こちらのエラー画面」を選択してください。

B2出力処理エラー画面が表示され、エラーがあった場合は、内容を確認できます。

12．B2クラウドによる発送伝票の印刷

ここからはB2クラウドを起動しての発送伝票の印刷処理について説明します。

お使いのブラウザにより画面の内容が若干異なる場合がありますのでご了承ください。

ヤマトビジネスメンバーズにログインし、

B2クラウドメイン画面から［外部データから発行］を選択します。

取込みパターンで「基本レイアウト（CSV）」を選択し、取込み対象ファイルで「11．B2（ゆうパック）発送伝票出力用CSVファイル出力」で作成したCSVファイルを選択し、取込み開始行を「2行目」に設定して［取込み開始］ボタンを選択します。

外部データ取込み結果（データ抽出）画面に取り込んだ注文データが表示されます。

エラーがある場合は赤色で表示されます。［編集］ボタンを押すとエラー内容が表示されますので修正してください。送り状を発行する注文にチェックをつけて、［印刷内容の確認へ］を選択すると送り状発行画面に進みます。

※ここで修正した内容は、受注台帳側に反映されません。

※ここでエラーの内容を修正した場合は、受注内容編集画面でも修正してください。

「発払い」と「コレクト」は同時に印刷できないので、2回に分けて印刷します。

それぞれ選択してから、［印刷］ボタンを選択するとB2伝票が発行されます。

13．ゆうパックプリントシステムによる発送伝票の印刷

ヤマト運輸のB2と同様に郵便局のゆうパックプリントを使用する場合には、下記の手順により伝票を印刷します。

ゆうパックプリントを起動してメインメニューから出荷管理を選択します。

出荷予定データ取込で取り込みフィルタを［出荷予定/実績データ（Ver4）用］に選択し、外部データ取込み画面で「　11．ゆうパック発行出力　」で作成したCSVファイルを選択して［取込み］ボタンを選択します。

内容を確認して［登録］ボタンを選択して送り状を登録し、全て登録後、［印刷］ボタンを選択します。

注文内容にチェックをして送り状のラベルを選択して［印刷］ボタンから印刷してください。

14．入金

銀行振込・郵便振替の場合、B2の出力後に「入金」処理を実施します。

入金が確認された注文の「入金」欄のチェックボックスをチェックして［実行］ボタンを選択します。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、入金処理が完了し、状況は「入金済」になります。（受注台帳のチェックボックスは、発送に進みます。）

15．発送準備

発送準備とは、B2クラウド（またはe=発行システム）で印刷した発送伝票の伝票番号を本システムに登録する処理になります。

ここで本システムに登録した伝票番号は、完了時にお客様に送信される完了メールに掲載されます。

登録方法としては、B2クラウド（またはe=発行システム）から出力する出荷データのCSVファイルを取り込んで一括で登録する方法と1件ずつ画面で伝票番号を入力する方法の2種類があります。

15‐1．画面から伝票番号を登録

伝票番号を登録する注文の「発送」欄のチェックボックスをチェックして［実行］ボタンを選択し、手動発送完了画面に進みます。

選択した注文情報が表示されるので、発送完了処理をする注文にチェックをつけ、「伝票番号」を入力して［発送完了処理］ボタンを選択します。

※伝票番号にハイフンは不要です。

状況は「発送済」になります。（受注台帳のチェックボックスは、完了に進みます。）

15‐2．CSVファイルから伝票番号を登録（B2クラウド）

B2クラウドで発行した伝票の伝票番号をCSVファイルに出力します。

ヤマトビジネスメンバーズにログインし、

B2クラウドメイン画面から［発行済データの検索］を選択します。

出荷予定日などで検索条件を入力し［検索］ボタンを選択すると一覧画面に伝票情報が表示されます。

CSVファイルに出力する伝票番号のチェックボックスを選択して［外部出力］ボタンを選択します。

「1行目に見出しを出力する」にチェックをつけ、［ファイル出力］を押し、データをダウンロードします。

ダウンロードしたファイルは任意のフォルダに保存します。

受付台帳画面に戻り、画面最下部の「B2発送済みリストインポート」で作成したファイルを［参照］から選択し、［取り込み］ボタンを選択します。

正常に取り込めると、［発送準備］のステップに〇がつきます。

15‐3．CSVファイルから伝票番号を登録（ゆうパックプリントシステム）

ゆうパックプリントシステムで発行した伝票の伝票番号をCSVファイルに出力します。

ゆうパックプリントを起動してメインメニューから［出荷管理］→［出荷実績データ］ボタンを選択します。

［ファイル］‐［ファイル出力］を選択して出荷実績ファイル出力画面を表示します。

［改行コードの削除］を［しない］に選択し、ファイル名を確認し（出力場所を変更する場合は、［参照］ボタンをクリックして指定してください）［ファイル出力］ボタンをクリックするとファイルが作成されます。

B2と同様に「ゆうぱっく発行済みリストインポート」で作成したファイルを選択し、［送信］ボタンを選択します。

インポートされた注文情報の状況は「発送済」になります。

（受注台帳のチェックボックスは、完了に進みます。）

16．納品書・請求書

発送する商品と一緒に「納品書・請求書・領収書」欄のチェックボックスをチェックして［印刷］ボタンを選択します。

別ウィンドウで印刷プレビューが表示されます。

発行する書類のタイプ（納品書/請求書）を選択し、宛先の情報を確認（更新も可能）し、請求書の場合は、振込期日を入力して［この納品書を印刷］ボタンを選択します。受注台帳で複数の注文を選択している場合は、［一括印刷］ボタンを選択することにより全ての注文に関する納品書（または請求書）を印刷することができます。

納品書（請求書）・店舗控え・物品受領書が表示されるので、内容を確認して、ブラウザの印刷機能より印刷してください。

※店舗控え・物品受領書については、店舗情報で印刷しない設定にしている場合は、表示されません。

※店舗情報で、宛先が設定されている時に金額を非表示にする設定をしている場合は、金額が表示されません。

17．領収書

ニナカート管理画面＞環境設定＞発送＞納品書で、「お店側で領収書発行」を「許可する」に設定が必要です。

管理画面＞受注台帳＞から、「納品書請求書領収書」をチェックして［印刷］を押す

⇒［領収書］を選択すると、但し書きの入力欄が表示されます。

⇒左上の［一括印刷］または下の［この納品書を発行］を押すと領収書画面になります。

ブラウザからプリンタに印刷することや、PDF保存することが可能です。

●2回目以降は”再発行”のプルダウンが追加されます。

18．POSレジ操作履歴チェック機能

受注台帳、店頭受渡商品受注台帳のチェック項目にPOSレジ操作履歴チェック機能です。

オンラインからの注文をレジ側で変更またはキャンセル操作した注文情報を検索できます。

19．発送チェックリスト

梱包作業のチェックリストとして、その日に発送する注文情報を印刷します。

まず、受注台帳で検索条件に発送（予定）日を指定して、指定日に発送する注文を一覧に表示します。

「発送チェック」欄のチェックボックスをチェックして［印刷］ボタンを

選択します。

別ウィンドウに発送チェックリストが表示されますので、ブラウザの印刷機能より印刷してください。

※用紙サイズは「A4横」になります。

20．梱包作業

ここまでの作業で作成した発送伝票・納品書と商品を一緒に梱包し、発送チェックリストと発送する商品を確認し、発送準備は完了です。

21．完了

運送会社の集荷完了後、完了処理を実行します。

完了処理を実行すると、完了メールがお客様に届きます。また、POSレジに売上が計上されます。

完了処理する注文の「完了」欄のチェックボックスをチェックして［実行］ボタンを選択します。

確認メッセージが表示されるので［OK］ボタンを選択すると、完了処理が完了してお客様に発送完了メールが送信されます。

完了メールの内容は、「　23．完了メール　」をご確認ください。

状況は「完了」になります。（検索条件に完了が入っていない場合は、一覧から消えます）

※支払方法がクレジットカードの場合は、完了処理でお客様への請求も完了します。

【完了処理時にエラーが出た場合】

完了処理になにか問題があった際には下記エラー表示が出ます。

クリックすることで詳細内容を確認する事ができます。

エラーが出ている注文毎にもアイコンが表示されます。

内容を確認いただき、処理を進められないようであれば、アニーにご連絡ください。

また、「GMO仮売上一覧」にアイコンが表示されていた場合は、クレジット決済処理中に通信エラーなどで請求処理が完了していない状態です。

クリックして、「GMO仮売上一覧」を開き、「GMO実売上処理」を実行してください。

処理を進められないようであれば、アニーにご連絡ください。

22．完了処理を忘れてしまった/完了メールを送らない完了処理

完了処理を忘れてしまった場合、発送予定日を過ぎている注文については完了処理を行ってもお客様に完了メールは送られませんので、後からでも必ず完了処理を行ってください。

発送予定日当日（もしくは前）に、メールを送らずに完了処理する場合は「受注内容詳細」の「完了処理のみ実行」を実施します。

受注台帳の一覧から「注文番号」を選択し、受注内容詳細画面に進みます。

受注内容詳細画面で［完了処理のみ実行」ボタンを選択することにより、

完了メールを送らずに完了処理が実行されます。

【ご注意】

発送（予定）日＝売上が計上される日です。

すでにPOSレジ側で精算を行った後や過去日の完了処理を行った場合は、以下の表示が出ます。

売上管理上にオンラインショップの売上を計上するために、もう一度精算が必要です。

POSレジの忘れ精算でもう一度精算データを取り直してください。

【完了処理を忘れてしまって数日経ってしまったが、完了メールを送信したい場合】

完了処理を忘れてしまっていた場合、通常のやり方で完了処理を行っても完了メールは送付されません。

どうしても完了メールを送付する必要があれば、注文番号を押下した「受注内容詳細」画面にある「お届け完了メールを送る」を押下して完了処理を行ってください。

23．完了メール

完了処理によりお客様に送信されるメールは、下記のような内容になります。

発送伝票番号・注文内容・ポイント（発生している場合）・依頼主情報・注意書き・店舗情報

24．注文情報のCSV出力

クレジットカードの入会金額の確認など、検索結果をCSVファイルに出力し、金額を照合したりする時のために、検索条件で指定された注文情報をCSVファイルに出力することができます。

検索条件を指定して、「データエクスポート」のアイコンを選択するとファイルのダウンロード画面が表示され、［保存］ボタンを押してCSVファイルを任意のフォルダに保存します。

出力したCSVファイルは、Excelで開き内容についてご確認ください。

注文情報は、データベースのバックアップとして7年分の情報を保存しますが、常に画面上で確認できる情報は3年分となります。

3年より前の注文情報を確認したい場合は、バックアップのデータから戻すことも可能ですが、必要に応じてCSVダウンロード機能により注文情報を保存するようお願いします。

「商品名も出力する」

”商品名も出力する”のチェックボックスにチェックを入れた場合、以下の項目が追加されます。

商品番号、POS側の商品番号、商品名、個数、単価、小計

「支払注文番号で請求額を出力する」

”支払注文番号で請求額を出力する”のチェックボックスにチェックを入れた場合、支払注文番号のみ出力され、合計金額には複数同時注文の合計金額が出力されます。

上記の例では、C-0001-2164~2166が一度に複数の宛先を指定して入った注文データになります。

チェックをつけると、合計金額に全件を足した金額が出力されます。「商品合計」～「手数料」については、1件のみ（上図の例だと「C-0001-2164」のみ）の金額となります。

25．受注台帳の検索・ページ指定・並び替え

検索ボックスでさまざまな検索条件を指定して注文情報を検索することができます。

内容については下表をご参照ください。

項目名	説明
・状況	状況を条件として検索します。何もチェックをつけなかった場合は、全ての請求方法が対象となります。初期表示時は、完了してない注文情報が表示されるように設定されています。
・注文日	注文が入った日付を条件として検索します。
・表示件数	1ページに表示する件数を指定します。初期表示値を変更することもできますので、変更する場合はご連絡ください。（初期表示値は10件）
・B2出力日	B2の出力データを作成した日を条件として検索します。
・B2取込日	B2の発行済みデータをインポートした日を条件として検索します。
・発送（予定）日	商品の発送予定日を条件として検索します。
・売上日	クレジット・代金引換の場合は完了処理を実施した日・銀行振込・郵便振替の場合は入金処理を実施した日を条件として検索します。
・注文番号	注文番号を条件として検索します。注文番号を指定した時は、他の検索条件が無視されます。「支払注文番号で検索」をチェックした場合は、クレジットカード支払で複数の宛先に対して一度に注文をした場合、決済をする注文番号で検索することができます。この場合は、決済をする注文番号に関連する注文番号が全て検索されます。
・送り状番号	送り状の番号を条件として検索します。
・POSレジ予約番号	POSレジの予約番号を条件として検索します。
・請求方法	チェックをつけた支払方法を条件として検索します。何もチェックをつけなかった場合は、全ての請求方法が対象となります。
・レジ会員番号	注文者のレジ会員番号を条件として検索します。
・注文者	注文者の名前を条件として検索します。一部でも検索できます。法人名も検索対象となります。
・お届け先	お届け先の名前を条件として検索します。一部でも検索できます。法人名も検索対象となります。
・電話番号	注文者の電話番号を条件として検索します。一部でも検索できます。
・メールアドレス	注文者のメールアドレスを条件として検索します。一部でも検索できます。
・お届け先都道府県	送付先の都道府県を条件として検索します。
・表示区分	「排他商品」とは商品マスタの設定で「他の商品とは同時に買えない」設定をした商品です。その商品を購入している注文を検索する場合に選択します。「通常商品のみ表示」は、上記の排他商品を含まない注文を検索します。
・商品名	商品名を条件として検索します。一部でも検索できます。
・お店へのご連絡、のし、リボン、メッセージ、手提げ袋	お店への連絡やのし、リボン、メッセージ、手提げ袋の希望がある場合を条件として検索します。
・メルマガ、DM	メルマガ、DMを希望されている方を条件として検索します。
・クーポン	クーポンを使われている方を条件として検索します。